Zamknięcie konta firmowego – Poradnik krok po kroku

Zamknięcie konta firmowego to czynność, którą większość przedsiębiorców wykonuje tylko raz w życiu – najczęściej przy likwidacji działalności gospodarczej, zmianie banku lub przekształceniu formy prawnej firmy. Choć z pozoru wydaje się prosta, w praktyce wymaga staranności i znajomości kilku istotnych zasad.

W tym artykule wyjaśniamy, jak zamknąć konto firmowe krok po kroku, jakie dokumenty przygotować, jak uniknąć opłat i co zrobić ze środkami pozostającymi na rachunku.

Czy trzeba zamykać konto firmowe przy zawieszeniu lub zamknięciu działalności?

Nie zawsze. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie ma obowiązku zamykania konta firmowego – może je pozostawić aktywne na czas przerwy. Niektóre banki nawet umożliwiają tymczasowe „uśpienie” rachunku lub zmianę go na konto osobiste.
Natomiast po likwidacji działalności sytuacja wygląda inaczej. Zgodnie z zasadą, że rachunek firmowy służy wyłącznie do celów gospodarczych, po wykreśleniu działalności z CEIDG, konto firmowe powinno zostać zamknięte lub przekształcone w rachunek prywatny (o ile bank na to pozwala).

Warto to zrobić, aby:

• uniknąć dalszych opłat za prowadzenie rachunku,
• zapobiec nieuprawnionym obciążeniom (np. automatycznym przelewom lub subskrypcjom),
• uporządkować kwestie finansowe w przypadku kontroli lub rozliczeń podatkowych.

Zobacz także: Restrukturyzacja firmy

Jakie są najczęstsze powody zamykania kont firmowych?

Z naszych obserwacji wynika, że przedsiębiorcy najczęściej decydują się na zamknięcie konta firmowego z powodu:

• Likwidacji działalności – zakończenie działalności gospodarczej lub spółki cywilnej.
• Zmiany banku – przeniesienie rachunku do innej instytucji z lepszą ofertą.
• Restrukturyzacji lub zmiany formy prawnej – np. przekształcenie JDG w spółkę z o.o.
• Zbyt wysokich kosztów prowadzenia rachunku – opłaty za konto, karty, przelewy czy terminal.
• Problemów z obsługą klienta lub systemem bankowości internetowej.

Przeczytaj również: Likwidacja spółki a zamknięcie rachunku bankowego – co należy wiedzieć?

Jak przygotować się do zamknięcia konta firmowego? - Instrukcja krok po kroku

Zanim złożysz wypowiedzenie umowy rachunku firmowego, warto uporządkować kilka spraw. Poniższa check-lista pomoże Ci przejść przez proces bez komplikacji:

✅ Sprawdź saldo konta i wszystkie subkonta.
✅ Ureguluj zobowiązania wobec ZUS, urzędu skarbowego i kontrahentów.
✅ Zatrzymaj lub przeksięguj środki z rachunku VAT.
✅ Zaktualizuj numery rachunków w systemach fakturowych i na dokumentach.
✅ Pobierz historię konta – bank po zamknięciu rachunku może utrudnić dostęp.
✅ Sprawdź, czy masz aktywne produkty powiązane (karty, lokaty, kredyt, leasing).
✅ Przygotuj dane rachunku, na który mają zostać przelane środki po zamknięciu.
✅ Zbierz dokumenty potwierdzające prawo do reprezentacji (jeśli spółka).

Dopiero po wykonaniu tych kroków warto przystąpić do formalnego złożenia wypowiedzenia.

Jak złożyć wypowiedzenie umowy rachunku firmowego?

Każdy bank ma nieco inne procedury, ale najczęściej możesz to zrobić w jednej z trzech form:

1. Osobiście w oddziale – najpewniejszy sposób, szczególnie gdy bank wymaga podpisu zgodnego ze wzorem.
2. Listownie – wysyłając pismo z własnoręcznym podpisem (najlepiej poleconym z potwierdzeniem odbioru).
3. Online – w systemie bankowości elektronicznej lub aplikacji mobilnej (np. w mBanku, ING).

Bank może poprosić o dane identyfikacyjne firmy (NIP, REGON, PESEL właściciela), numer rachunku, wskazanie konta do przelania pozostałych środków oraz podpis osoby uprawnionej do reprezentacji.

To także może Cię zainteresować: Jak ogłosić upadłość firmy? - Wszystko, co musisz wiedzieć!

Okres wypowiedzenia i moment zamknięcia konta

Z reguły okres wypowiedzenia wynosi 30 dni, liczonych od momentu dostarczenia wypowiedzenia do banku. Niektóre instytucje (np. mBank, PKO BP) mogą skrócić ten termin w przypadku rachunków bez aktywnych produktów. W tym czasie bank może pobierać jeszcze opłaty, więc warto utrzymać na koncie niewielkie saldo zabezpieczające.

Konto zostaje definitywnie zamknięte po:

• upływie okresu wypowiedzenia,
• rozliczeniu wszystkich należności,
• przelaniu środków na wskazany rachunek.

Co z pieniędzmi na zamykanym koncie?

Jeśli wskażesz rachunek, na który mają trafić środki – bank przekaże je tam automatycznie.
W przeciwnym razie bank zwykle:

• przetrzymuje środki na koncie technicznym,
• informuje o możliwości ich odbioru,
• a po dłuższym czasie może przekazać je na rachunek depozytowy (np. w PKO BP).

W przypadku rachunków VAT bank przekaże środki zgodnie z zasadami split payment – często po uzgodnieniu z urzędem skarbowym.

Zamknięcie konta a inne produkty bankowe

Warto pamiętać, że zamknięcie konta firmowego pociąga za sobą automatyczne wygaśnięcie powiązanych usług, m.in.:

• kart płatniczych i kredytowych,
• dostępu do bankowości elektronicznej,
• kont walutowych i subkont,
• zleceń stałych i poleceń zapłaty.

Jeśli korzystasz z kredytu, leasingu lub terminala płatniczego – upewnij się, że są one rozliczone i nie są powiązane z rachunkiem.

Przeczytaj także: Upadłość firmy – najważniejsze informacje

Opłaty za zamknięcie konta firmowego

Większość banków nie pobiera opłat za samo zamknięcie rachunku, ale niektóre mogą naliczać opłatę za zamknięcie w ciągu 12 miesięcy od otwarcia, opłatę za wydanie historii rachunku po zamknięciu oraz prowizję za przelanie środków na inny rachunek.

Przykładowo:

• w Santander Bank Polska – zamknięcie rachunku jest bezpłatne, ale wydruk historii konta po likwidacji kosztuje 30 zł,
• w mBanku – bez opłat, można złożyć dyspozycję online,
• w PKO BP – wypowiedzenie trwa 30 dni, zamknięcie bez kosztów,
• w ING Banku Śląski – wypowiedzenie możliwe przez Moje ING, brak opłat.

Najczęstsze błędy popełniane przy zamykaniu konta firmowego

1. Brak wskazania rachunku do przelania środków – środki trafiają na konto techniczne.
2. Niezgodność podpisu – bank odrzuca wypowiedzenie.
3. Brak zamknięcia subkont lub rachunku VAT – powoduje przedłużenie procedury.
4. Brak zamknięcia karty lub kredytu firmowego – rachunek nie zostanie zamknięty do czasu ich spłaty.
5. Złożenie wypowiedzenia przed rozliczeniem ZUS lub urzędu skarbowego.

FAQ – najczęstsze pytania o opłacalność restrukturyzacji

Czy trzeba zamknąć konto firmowe po likwidacji działalności?

Tak – rachunek firmowy powinien być wykorzystywany wyłącznie do celów gospodarczych. Po wykreśleniu działalności z CEIDG należy go zamknąć lub przekształcić w prywatny, jeśli bank na to pozwala.

Czy można zamknąć konto online?

W większości banków tak – np. w mBanku, ING czy Santanderze złożysz wypowiedzenie w systemie transakcyjnym.

Co zrobić z rachunkiem VAT?

Bank zamyka go wraz z kontem firmowym. Wcześniej warto przelać środki zgodnie z zasadami split payment.

Jak długo trwa zamknięcie konta firmowego?

Zwykle 30 dni, licząc od momentu przyjęcia wypowiedzenia przez bank.

Podsumowanie

Zamknięcie konta firmowego to formalność, ale tylko pod warunkiem, że wcześniej zadbasz o rozliczenie zobowiązań, zamknięcie produktów powiązanych i wskazanie rachunku do przelania środków.

Warto dokładnie przeczytać warunki umowy i regulamin banku, aby uniknąć niepotrzebnych opłat i nieporozumień.

Jeśli potrzebujesz pomocy w prawidłowym przeprowadzeniu likwidacji działalności, przekształceniu firmy lub uporządkowaniu spraw finansowych – zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.